E-Mail verbindet Menschen über unterschiedliche Geräte und Programme hinweg. Eine gute Nachricht lässt sich deshalb auch ohne die Bildschirmansicht des Absenders verstehen: Sie hat einen aussagekräftigen Betreff, einen erkennbaren Anlass und eine klare Frage oder Aussage.
Was eine Nachricht zusammenhält
Die Adresse bezeichnet das Ziel der Zustellung. Anzeigenamen sind zusätzliche Beschriftungen und kein Beweis für die Identität einer Person. Der Betreff hilft beim Einordnen; der Nachrichtentext liefert den Zusammenhang. Anhänge sollten nur enthalten, was für diesen Zusammenhang nötig ist.
- An: die Menschen, von denen eine Antwort oder Handlung erwartet wird.
- Cc: Personen, die die Unterhaltung nachvollziehen sollen.
- Bcc: Empfängeradressen werden den anderen Empfängern nicht im Adressfeld gezeigt. Das ersetzt keine vertrauliche Kommunikation.
Antworten, die man lesen kann
Zitiere nur die Passage, auf die du dich beziehst, und setze deine Antwort unmittelbar darunter. Entferne nichts, was die Aussage verfälschen würde. Wenn das Thema wechselt, passe den Betreff an. Bei einer langen Unterhaltung ist eine kurze Zusammenfassung oft hilfreicher als der vollständige Nachrichtenstapel.
Vor dem Senden
Prüfe Empfänger, Tonfall und Anhänge. Ein offener Link oder eine Textbeschreibung ist manchmal praktischer als ein großes Dokument. Für sensible Inhalte muss das gewählte Verfahren zur Situation passen; die Bezeichnung „privat“ im Betreff schützt eine Nachricht nicht.
Weiter: Mailprogramme beurteilen, Kommunikation im Internet und Warnungen zu E-Mail-Inhalten einordnen.