pi's Mail-Einführung
Vorbemerkung: Mail und News sind eng miteinander verwandt, so daß es nicht überraschen dürfte, daß die vorliegende Seite und die entsprechende Seite zu News starke Ähnlichkeiten aufweisen.
Am Anfang war der Schweiß
Aller Anfang ist schwer, das ist im Netz nicht anders. Wer glaubt, er könne ja lesen und schreiben,
weshalb er auch mailen könne, der hat vielleicht doch eine Kleinigkeit übersehen. So schlimm
ist es aber auch nicht. Man muß einfach eine Reihe von Punkten beachten, die wir unten einzeln durchgehen.
Genauso wie man aus dem Geschäftsleben den "DIN-Brief" oder ähnliche Standardisierungen
kennt, so gibt es auch für Mails einige Grundregeln. Kein Chef wird dulden, daß man einen mal eben so
dahingeschluderten Brief abschickt, dies würde dem Image des Unternehmens schaden. Erstaunlicherweise sind
viele bei Mail nicht so sensibel.
Warum das ganze?
Wer eine Mail schreibt, will gelesen werden. Das gilt gleichermaßen für Mails an einen oder
wenige Empfänger, für Mails an Listen mit einigen hundert Teilnehmern und für Postings
im Usenet. (Beachte: Artikel im Usenet heißen Postings, sie sind an Newsgroups adressiert.)
Wenn man also jemandem etwas mitteilen will, sollte man dafür sorgen, daß der Empfänger
das auch lesen kann. Dies geht über die bloße Möglichkeit, den Text zu entziffern, hinaus.
Ein gut lesbarer Text wird wesentlich mehr Aufmerksamkeit erfahren als einer, der gerade mal so dahingeschludert
ist und auch genau so aussieht. Ähnlich wie beim Maschinenschreiben hat sich im Netz ein Stil entwickelt,
der all dies garantiert. Mit seiner Hilfe verliert man auch in langen Diskussionen mit hunderten von Beiträgen
nicht so schnell die Übersicht.
Wie man eine Mail schreibt
Regeln für alle Mails
- Die Wahl des Subjects (Betreff). Hier achte man auf Aussagekraft. Da viele Mailreader eine Übersicht von Mails darstellen, in der Übersicht halt nur ein begrenzter Raum zur Verfügung steht, sollte sich der Inhalt vor allem am Anfang des Subjects finden. Lange Subjects sollte man möglichst vermeiden, da einige Programme dabei Probleme haben (z.B. fügt Netscape unmotiviert Leerzeichen ein).
- Realname. Der Realname ist der wirkliche Name des Absenders (also Vor- und Nachname). Er sollte auf jeden Fall in der From-Zeile stehen. Das gilt auch dann, wenn er schon in der E-Mail-Adresse vorkommt, da die dortigen Angaben ohne wirkliche Aussage sind und, z.B. bei gemeinsamen Adressen, nicht mit dem Absender übereinstimmen müssen. Selbstverständlich kann man dem Namen noch Spitznamen und ähnliches hinzufügen. Die Formatierung der Adresse wird vom Mailreader übernommen. (Apropos From-Zeile: Die Reply-To-Zeile ist komplett überflüssig, wenn dort dieselbe E-Mail-Adresse wie in der From-Zeile drin steht. Dabei zählt der Realname nicht mit.)
- Unterteilung in Absätze. Texte lesen sich besser, wenn sich das Auge an irgendwelchen Punkten festhalten kann. Endlose Absätze sind einfach schlecht lesbar. Man trenne Absätze durch Leerzeilen.
- Zeilenlänge und Umbrüche. Eigene Texte sollte man auf etwa 70 Zeichen pro Zeile umbrechen (die meisten Programme machen das auf Wunsch automatisch). Längere Zeilen sind schlecht lesbar und führen oftmals beim Quoten zu Problemen. Auf jeden Fall vermeiden sollte man Umbrüche in URLs, da sie sonst schlicht und ergreifend nicht mehr funktionieren. Wörter mittels Bindestrich zu trennen, ist unüblich und beim Umformatieren von Quotes ausgesprochen lästig; dies sollte man nur in extremen Ausnahmefällen machen, etwa wenn sonst halbleere Zeilen resultieren würden.
- Zeichensätze. Zunächst einmal gibt es ASCII; kurz gesagt ist das alles, was man braucht, um einen englischen Text zu schreiben, es fehlen also insbesondere die Umlaute diverser Sprachen. Der nächste gängige Zeichensatz ist ISO-8859-1 (auch latin1). Neuer ist ISO-8859-15, der sich von vorgenanntem vor allem durch das Euro-Zeichen unterscheidet. Am umfassendsten sind die Unicode Zeichensätze.
Verwenden sollte man nur Zeichen, die der Reader richtig kodieren kann, man denke auch daran, daß der Empfänger das auch lesen können soll. Mit ASCII kann jeder umgehen. Mit ISO kommt eigentlich auch jeder klar. Meistens kann man einstellen, ob die Mail als "quoted-printable" (auch QP genannt, alle Zeichen werden in ASCII kodiert) oder "8bit" (im wesentlichen keine Kodierung) verschickt werden soll. Der Streit, was besser sei, ist uralt; auf jeden Fall ist QP bei der Übertragung über Gateways (z.B. zu Mailboxen) stabiler.
Nach Möglichkeit vermeiden sollte man Nicht-ASCII-Zeichen im Header, da es dort zu ganz abstrusen Problemen mit vielen Programmen kommt. Dies gilt vor allem auch für das Subject.
- Signatures. Hier kann man am Ende einer Mail (typischerweise automatisiert) noch ein paar Zeilen mit Informationen, witzigen Sprüchen o.ä. anfügen. Hier sollte man sich (Netiquette) auf vier Zeilen beschränken.
Zur Trennung fügt man davor eine Zeile ein, die zwei Minus- und ein Leerzeichen (in genau dieser Reihenfolge) und nichts anderes enthält; das Leerzeichen ist signifikant.
- Disclaimer. Einige Juristen halten es für nötig, zusätzlich zur Signature noch Texte in oft der mehrfachen Länge der Mail anzuhängen. Diese bestehen typischerweise in sprachlich wie inhaltlich völlig unsinnigen Aussagen, jedenfalls sind sie juristisch ausgesprochen fragwürdig. Einige abschreckende Beispiele hat Oliver Causse gesammelt.
- Anhänge sind meist lästig, wenn nicht klar ist, daß der Empfänger genau weiß, was er damit soll, was vor allem bei proprietären Datenformen (z.B. Word-Dateien, vcard) schwierig sein kann. Auf Mailinglisten sollte man ganz darauf verzichten, wenn man nicht genau weiß, was man tut. HTML verbietet sich aus denselben Gründen (und hat noch dazu in fast allen Fällen keinen Mehrwert).
- Überprüfung der eigenen Einstellungen. Am Anfang oder nach Wechsel der Mailsoftware (auch beim Upgrade auf eine neuere Version) sollte man überprüfen, daß die eigene Mail dem entspricht, was hier geschildert ist. Dazu schickt man sich selbst eine Mail, die möglichst viele Punkte, die hier aufgeführt sind, erkennen läßt. Des weiteren schicke man sich bei Antworten auf andere selbst eine Kopie (CC oder BCC), um zu sehen, ob auch Texte von anderen richtig aufgenommen werden. Es ist in beiden Fällen wichtig, daß die Mail über die Server gelaufen ist, da einige Reader nicht das anzeigen, was sie tatsächlich abschicken. Zum Testen von Newsreadern gibt es geeignete Gruppen, z.B. de.test.
- Ein wenig Typographie. Einfacher Text mit einer nicht-proportionalen Schriftart (alle Zeichen sind gleich breit, etwa Courier) hat natürlich nur sehr begrenzte Möglichkeiten, ist aber für Mail und News zweckmäßig; nur mit derartigen Schriften ist es möglich, Effekte wie Unterstreichungen oder "Tabellen" so zu schreiben, daß alle sie lesen können. Hier werden im wesentlichen zwei Fehler gemacht: Zum einen verwenden viele Leute für den Apostroph ein falsches Zeichen; richtig ist ', während die Akzente (´ und `) hier falsch sind. Auf der deutschen Tastatur findet man den Apostroph auf der Taste mit dem #, rechts vom ä; Die Taste zwischen dem ß und dem Backspace ist für die Akzente. Der zweite häufige Fehler ist das so genannte Plenken; hierbei fügen die Leute vor Satzzeichen noch Leerzeichen ein. Dies hat dann oftmals zur Folge, daß diese in die nächste Zeile umbrochen werden (gerade bei Programmen, bei denen man vor dem Versand nicht erkennen kann, wie der Text später aussieht, etwa Netscape 4 und OjE), und ist auch sonst der Lesbarkeit abträglich. Richtig ist, daß Satzzeichen grundsätzlich direkt auf das Wort folgen, hinter dem sie stehen; anders ist dies für öffnende Klammern und Anführungszeichen (die direkt links am nachfolgenden Wort stehen) sowie bei Gedankenstrichen oder Auslassungspunkten (die frei stehen); für Details siehe DIN 5008.
Regeln für Antwortmails
- Einleitung. Am Anfang sollte man vor allem sagen, auf wen man sich bezieht. Weitere Angaben sind fast immer überflüssig, da sie im Header ablesbar sind (z.B. Subject der Bezugsnachricht, Message-ID der Bezugsnachricht (bei den meisten Programmen)). Diese Einleitungszeile sollte man kurz halten, eine — höchstens zwei — Zeilen reichen. Lange "witzige" Einleitungen langweilen schnell. Umfangreiche Angaben über viele Zeilen nehmen nur Platz weg, gelesen werden sie eh nicht. Selbiges gilt erfahrungsgemäß auch für Anreden etc.
Beispiel für eine sinnvolle Einleitungszeile:
Boris 'pi' Piwinger <3.14@piology.org> wrote:
Beispiel für eine schlechte Einleitung:Boris 'pi' Piwinger <3.14@piology.org> schrieb am Sunday, January 09, 2000 12:21 PM unter anderem an Datensenke <reflector@detebe.org> unter dem Titel "Die hohe Schule des Quotens." eine Mail mit 137 Zeilen, die meine besondere Aufmerksamkeit fand. Und so erlaube ich mir, hört, hört, meinen göttergleichen Senf zum Thema abzugeben, denn ich weiß, daß Ihr da schon immer drauf gewartet habt und völlig begeistert sein werdet, weil ich ja so kewl bin.
Beispiel für Datenmüll (man beachte, daß dieses "Sent:" nichts mit dem Sender-Feld zu tun hat und eigentlich das Date-Feld meint):
----- Original Message -----
From: Boris 'pi' Piwinger <3.14@piology.org>
To: Datensenke <reflector@detebe.org>
Sent: Sunday, January 09, 2000 12:21 PM
Subject: Die hohe Schule des Quotens.
Liebe Leserinnen und Leser,
lieber pi,
- Quoten. Als Quoten bezeichnet man das Zitieren der vorangegangenen Mail durch Voranstellen des Größer-Zeichens an jedem Zeilenanfang. Wichtig ist dabei, daß die gequoteten Zeilen keinesfalls umbrochen werden. Hiervon ausgenommen sind natürlich händische Eingriffe, um den Text zu trennen oder besser lesbar zu machen, es gibt auch Programme, die das auf Anforderung (und gefälligst nur auf Anforderung) übernehmen (etwa, um Endloszeilen auf eine fixe Länge runterzubrechen). Diese Anforderung ist von größter Wichtigkeit, damit die Quotes lesbar bleiben.
Beispiel (das sogenannte Kammquoting, die Farben werden so von diversen Readern angezeigt):
>Als Quoten bezeichnet man das Zitieren der vorangegangenen Mail durch Voranstellen
>des Größer-Zeichens an jedem Zeilenanfang. Wichtig ist dabei, daß
>die gequoteten Zeilen *keinesfalls* umbrochen werden. Hiervon ausgenommen sind
>natürlich händische Eingriffe, um den Text zu trennen oder besser lesbar
>zu machen, es gibt auch Programme, die das auf Anforderung (und gefälligst
>nur auf Anforderung) übernehmen (etwa, um Endloszeilen auf eine fixe Länge
>runterzubrechen). Diese Anforderung ist von größter Wichtigkeit, damit
>die Quotes lesbar bleiben.
|
Dies ist viel schlechter lesbar als:
>Als Quoten bezeichnet man das Zitieren der vorangegangenen Mail durch Voranstellen
>des Größer-Zeichens an jedem Zeilenanfang. Wichtig ist dabei, daß
>die gequoteten Zeilen *keinesfalls* umbrochen werden. Hiervon ausgenommen sind
>natürlich händische Eingriffe, um den Text zu trennen oder besser lesbar
>zu machen, es gibt auch Programme, die das auf Anforderung (und gefälligst
>nur auf Anforderung) übernehmen (etwa, um Endloszeilen auf eine fixe Länge
>runterzubrechen). Diese Anforderung ist von größter Wichtigkeit, damit
>die Quotes lesbar bleiben.
|
Namenskürzel vor den Quotezeichen sind grundsätzlich ungeeignet, da sie nicht zuverlässig erkannt werden können und auch das (u.a. deswegen) viele Programme auch nicht können. Eine Erkennung von Quotes ist aber sehr hilfreich, um sie hervorheben zu können.
Andere Zeichen als das Größer-Zeichen sollte man (ebenfalls wegen der Erkennbarkeit, vor allem auch durch den Leser, der daran gewöhnt ist) vermeiden. Eine Ausnahme stellen hier Fremdquotes (also solche aus dritten Quellen) dar. Hier haben sich vor allem | oder : eingebürgert.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Frage, wie viel man denn nun quoten soll. Die Antwort ist einfach: So viel, wie für das Verständnis der Antwort nützlich oder notwendig ist, so wenig wie möglich. Das heißt insbesondere, daß man all das, auf das man überhaupt nicht eingeht (wozu meist die Signature zählt), komplett löscht. Möchte man eine längere Passage des Vorredners zusammenfassen, so schreibt man in eine einzelne Zeile in eckigen Klammern ein/zwei Stichworte hin und löscht dafür den betreffenden Abschnitt; es dürfte selbstverständlich sein, daß man ihm dabei nichts in den Mund legt, was er nicht gesagt hat.
Zwischen Quotes und den eigenen Texten, die man dort zwischen die Quotes schreibt (jeweils unter die Bezugsstelle), wo sie inhaltlich hingehören, fügt man zur optischen Trennung eine Leerzeile ein. Diese Leerzeilen werden auch in Quotes nicht gelöscht (so sie nicht am Rand stehen), sehrwohl aber mit einem Quotezeichen versehen.
An dieser Stelle sollte klar sein, daß es grundflasch ist, "Vollquotes", noch dazu am Ende der Mail (sogenanntes TOFU = Text Oben Fullquote Unten), einzufügen. Das will keiner mehr lesen. Leute, die so etwas tun, nennt man Vollquottel.
Für weitere Hinweise vgl.a. den Artikel "Wie zitiere ich im Usenet?"
- Subject verändern. Gelegentlich möchte man bereits im Subject kennzeichenen, daß sich das Thema verschoben hat, dann ändert man das Subject. Ständige Änderungen ohne wirklichen Grund oder gar, um dort schlagwortartig eine Aussage zu plazieren, sind ärgerlich, da sie die Übersicht nehmen, und daher schlechter Stil. Wie geht man also vor, um das Subject zu ändern? Nehmen wir an, das Subject lautet:
Subject: Re: Aepfel und Birnen
Es dreht sich inzwischen aber alles um "Gemuese"; dann ändert man das Subject auf:
Subject: Gemuese (was: Aepfel und Birnen)
Man schreibt also am Anfang das neue Subject (ohne "Re:"), gefolgt von Leerzeichen, "(was:", Leerzeichen, altes Subject (ohne "Re:") und ")"; es ist eine Unsitte, statt "was" etwas anderes zu nehmen, z.B. "war" (was ja Krieg bedeutet); die genaue Einhaltung dieses Vorgehens garantiert, daß die Reader das richtig verarbeiten können. Eine Antwort auf die nun mit neuem Subject versehene Mail trägt dann nur noch das
Subject: Re: Gemuese
Der gesamte Teil mit dem "(was:" fällt also weg. Veränderungen auf andere Weise, z.B. durch einfaches Einfügen weiterer Teile sollte unterbleiben.
Re: Antworten — und nur solche — tragen am Anfang des Subjects die Zeichenkette "Re:" plus Leerzeichen. Jegliche andere Kennung ist von Übel und kann von den meisten Programmen nicht richtig erkannt werden.
- Antwortempfänger. Eine Besonderheit von Mailinglisten ist, daß über eine Adresse viele Personen erreicht werden. Bei der Antwort muß man also unterscheiden, ob man nur dem Absender der Mail antworten will oder ob die Antwort an alle Listenteilnehmer gehen soll. Dies geschieht natürlich durch Auswahl der Adresse im To-Feld. Man vermeide — wenn nicht ausdrücklich anders gewünscht — an die Listenadresse und die Adresse des Vorredners zu schreiben, da dieser die Mail sonst doppelt bekommen würde. Welche Adresse automatisch im To-Feld erscheint, ist eine Frage der Konfiguration von Liste und Reader, Aufmerksamkeit tut also Not.
Nützliche Links
Software
… auf der nächsten Seite.

© Boris 'pi' Piwinger,
January 29, 2011